THỦ TỤC CHẤM DỨT HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN
Trong quá trình hoạt động, khi doanh nghiệp thực hiện tái cấu trúc, thu hẹp quy mô hoặc không còn nhu cầu duy trì sự hiện diện tại một địa bàn nhất định, việc chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện là lựa chọn cần thiết và phù hợp với định hướng quản trị. Tuy nhiên, đây không chỉ là quyết định nội bộ mà còn là thủ tục pháp lý bắt buộc phải thực hiện đúng trình tự theo quy định của Luật Doanh nghiệp và pháp luật về đăng ký doanh nghiệp.
Trên thực tế, nhiều doanh nghiệp gặp vướng mắc khi chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện do chưa hoàn tất nghĩa vụ thuế, lao động hoặc chuẩn bị hồ sơ chưa đầy đủ, dẫn đến kéo dài thời gian xử lý và phát sinh rủi ro pháp lý. Bài viết dưới đây của Công ty Luật HDS sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết về điều kiện, hồ sơ và quy trình chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện, giúp doanh nghiệp thực hiện thủ tục đúng luật, nhanh gọn và an toàn pháp lý.
1. Chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện là gì?
Chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện là việc doanh nghiệp thực hiện thủ tục pháp lý để kết thúc hoàn toàn sự tồn tại và hoạt động của văn phòng đại diện đã được đăng ký, đồng thời cập nhật tình trạng này tại cơ quan đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật.
Việc chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện không làm chấm dứt tư cách pháp nhân của doanh nghiệp, không ảnh hưởng đến quyền và nghĩa vụ của doanh nghiệp mẹ. Tuy nhiên, doanh nghiệp có trách nhiệm hoàn tất đầy đủ các nghĩa vụ về thuế, lao động, hợp đồng và tài sản phát sinh từ hoạt động của văn phòng đại diện trước khi thực hiện thủ tục chấm dứt.
2. Các trường hợp chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện
Doanh nghiệp thực hiện chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện trong các trường hợp sau:
- Doanh nghiệp không còn nhu cầu duy trì văn phòng đại diện;
- Thực hiện tái cấu trúc hệ thống chi nhánh, văn phòng;
- Văn phòng đại diện hoạt động không hiệu quả;
- Theo quyết định của doanh nghiệp;
- Theo quyết định thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện của cơ quan có thẩm quyền.
Việc chấm dứt cần được thực hiện đúng trình tự, thủ tục để tránh phát sinh nghĩa vụ pháp lý kéo dài.
3. Căn cứ pháp lý
- Luật Doanh nghiệp 2020;
- Nghị định 168/2025/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp;
- Thông tư 68/2025/TT-BKHĐT về biểu mẫu đăng ký doanh nghiệp;
- Các văn bản pháp luật có liên quan.
4. Điều kiện chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện
Trước khi nộp hồ sơ chấm dứt hoạt động, doanh nghiệp cần bảo đảm:
- Đã hoàn thành nghĩa vụ thuế của văn phòng đại diện (nếu có mã số thuế phụ thuộc);
- Đã thanh toán đầy đủ các khoản nợ, nghĩa vụ tài chính liên quan;
- Đã giải quyết quyền lợi của người lao động theo quy định pháp luật;
- Không đang trong quá trình giải quyết tranh chấp tại cơ quan có thẩm quyền (nếu có).
Đây là bước quan trọng nhằm hạn chế rủi ro bị từ chối hồ sơ hoặc phát sinh trách nhiệm pháp lý sau khi chấm dứt.
5. Hồ sơ chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện
Hồ sơ chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện bao gồm:
- Thông báo về việc chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện;
- Quyết định của doanh nghiệp về việc chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện;
- Bản gốc Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện;
- Xác nhận hoàn thành nghĩa vụ thuế của cơ quan thuế (trong trường hợp có mã số thuế);
- Giấy ủy quyền (nếu nộp hồ sơ thông qua đại diện).
6. Trình tự, thủ tục chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện
Bước 1: Thông qua quyết định chấm dứt
Doanh nghiệp ban hành quyết định chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện theo đúng thẩm quyền.
Bước 2: Thực hiện thủ tục thuế
Văn phòng đại diện thực hiện quyết toán, đóng mã số thuế (nếu có) tại cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
Bước 3: Nộp hồ sơ chấm dứt hoạt động
Doanh nghiệp nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Tài chính nơi văn phòng đại diện đặt trụ sở.
Bước 4: Cơ quan đăng ký kinh doanh xử lý hồ sơ
Thời hạn giải quyết: 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
Bước 5: Hoàn tất chấm dứt hoạt động
Thông tin về văn phòng đại diện được cập nhật sang trạng thái đã chấm dứt hoạt động trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
7. Các công việc cần thực hiện sau khi chấm dứt hoạt động
Sau khi hoàn tất thủ tục, doanh nghiệp cần lưu ý:
- Thanh lý hợp đồng thuê trụ sở, hợp đồng dịch vụ liên quan;
- Thu hồi con dấu của văn phòng đại diện (nếu có);
- Lưu trữ hồ sơ, chứng từ theo quy định;
- Thông báo cho đối tác, khách hàng, cơ quan quản lý chuyên ngành (nếu có).
8. Doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài cần lưu ý gì?
Đối với doanh nghiệp FDI, ngoài thủ tục tại Phòng Đăng ký kinh doanh, cần lưu ý:
- Trường hợp văn phòng đại diện gắn với nội dung trên Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư (IRC), doanh nghiệp có thể phải thực hiện thủ tục điều chỉnh IRC;
- Rà soát cam kết đầu tư, điều ước quốc tế liên quan (nếu có);
- Thực hiện đầy đủ nghĩa vụ báo cáo đầu tư trước khi chấm dứt.
9. Dịch vụ chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện – Công ty Luật HDS
Công ty Luật HDS cung cấp dịch vụ chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện trọn gói, bao gồm:
- Tư vấn điều kiện và rủi ro pháp lý trước khi chấm dứt;
- Soạn thảo đầy đủ hồ sơ pháp lý;
- Đại diện làm việc với cơ quan thuế và cơ quan đăng ký kinh doanh;
- Hỗ trợ xử lý các nghĩa vụ phát sinh sau chấm dứt.
⏱ Thời gian thực hiện: 05 – 10 ngày làm việc
📌 Cam kết: Đúng luật – Minh bạch – Hạn chế rủi ro pháp lý cho doanh nghiệp
Để được tư vấn chi tiết, vui lòng liên hệ liên hệ:
Công ty Luật TNHH HDS
Hotline: 0901.727.373
Email: contact@hdslaw.vn
