Pháp chế thuê ngoài cho Tập đoàn hoạt động trong lĩnh vực y tế, chăm sóc sức khỏe, làm đẹp

Bối cảnh

Tập đoàn sở hữu hệ sinh thái gồm nhiều công ty thành viên hoạt động trong lĩnh vực chăm sóc sức khỏe, y tế, thẩm mỹ và làm đẹp. Trong quá trình mở rộng quy mô và phát triển hoạt động kinh doanh, Tập đoàn phát sinh nhiều vấn đề liên quan đến quản trị nội bộ và kiểm soát rủi ro pháp lý:

• Chưa có bộ phận pháp chế chuyên trách để quản lý, kiểm soát và xử lý các vấn đề pháp lý phát sinh trong toàn hệ thống.
• Cơ cấu tổ chức, quy trình quản lý và vận hành giữa các công ty thành viên chưa đồng bộ; thiếu hệ thống biểu mẫu, văn bản thống nhất phục vụ hoạt động quản trị và điều hành nội bộ.
• Hệ thống lưu trữ, quản lý tài liệu và hồ sơ pháp lý chưa được chuẩn hóa, thiếu cơ chế kiểm soát, phân quyền truy cập và quản lý phiên bản tài liệu.
• Hoạt động ký kết hợp đồng chủ yếu sử dụng biểu mẫu do đối tác cung cấp, chưa được rà soát đầy đủ về quyền, nghĩa vụ và cơ chế phân bổ rủi ro. Từng phát sinh tranh chấp liên quan đến tiến độ thực hiện và nghĩa vụ thanh toán.
• Thường xuyên phát sinh khiếu nại từ khách hàng liên quan đến chất lượng, quy trình và trách nhiệm trong quá trình cung cấp dịch vụ.
• Tập đoàn có định hướng đầu tư, mở rộng thị trường ra nước ngoài, đặt ra yêu cầu cao hơn về quản trị doanh nghiệp, tuân thủ pháp luật và kiểm soát rủi ro trong hoạt động đầu tư quốc tế.

Cách HDS xử lý

HDS cung cấp dịch vụ pháp chế thuê ngoài, đóng vai trò là bộ phận pháp chế đồng hành cùng Tập đoàn và các công ty thành viên, triển khai các nhóm giải pháp:

(i) Tư vấn tái cấu trúc và hoàn thiện hệ thống quản trị doanh nghiệp

• Rà soát cơ cấu tổ chức, mô hình quản trị và mối quan hệ pháp lý giữa các công ty thành viên.
• Tư vấn phương án tái cấu trúc, phân định chức năng, nhiệm vụ, thẩm quyền và trách nhiệm giữa các cấp quản lý, đơn vị trực thuộc.
• Xây dựng, chuẩn hóa hệ thống quy chế, quy trình và biểu mẫu phục vụ hoạt động quản trị, điều hành nội bộ.

(ii) Chuẩn hóa hệ thống hồ sơ và quản lý tài liệu

• Rà soát, phân loại và hệ thống hóa hồ sơ pháp lý của Tập đoàn và các công ty thành viên.
• Tư vấn xây dựng quy trình quản lý, lưu trữ, cập nhật và khai thác tài liệu.
• Đề xuất cơ chế phân quyền truy cập, kiểm soát phiên bản và quản lý hồ sơ nhằm bảo đảm tính thống nhất, bảo mật và khả năng truy xuất thông tin.

(iii) Kiểm soát hợp đồng và rủi ro trong hoạt động kinh doanh

• Rà soát, soạn thảo và chuẩn hóa hệ thống hợp đồng, thỏa thuận với đối tác, nhà cung cấp và nhà thầu.
• Tập trung kiểm soát các điều khoản về phạm vi công việc, tiến độ, nghiệm thu, thanh toán, trách nhiệm vi phạm và bồi thường thiệt hại.
• Tư vấn phương án xử lý các tranh chấp, bất đồng phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng.

(iv) Kiểm soát rủi ro pháp lý trong hoạt động cung cấp dịch vụ

• Rà soát các quy trình cung cấp dịch vụ, chính sách khách hàng và điều khoản giao dịch.
• Tư vấn xây dựng quy trình tiếp nhận, xử lý và giải quyết khiếu nại của khách hàng.
• Rà soát trách nhiệm pháp lý của doanh nghiệp trong từng khâu cung cấp dịch vụ, đề xuất biện pháp hạn chế tranh chấp và bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp.

(v) Tư vấn pháp lý cho hoạt động đầu tư và mở rộng thị trường quốc tế

• Rà soát các vấn đề pháp lý liên quan đến định hướng đầu tư và mở rộng hoạt động kinh doanh ra nước ngoài.
• Tư vấn các yêu cầu về pháp lý, cơ cấu đầu tư, thành lập và tổ chức hoạt động của pháp nhân tại thị trường mục tiêu.
• Hỗ trợ nhận diện các rủi ro về pháp luật đầu tư, kinh doanh và tuân thủ pháp luật tại quốc gia dự kiến triển khai hoạt động.

Kết quả

Thông qua việc triển khai dịch vụ pháp chế thuê ngoài, HDS hỗ trợ Tập đoàn từng bước xây dựng nền tảng quản trị pháp lý thống nhất và có tính hệ thống trên toàn bộ các công ty thành viên, hướng đến các kết quả:

• Hoàn thiện cơ cấu quản trị, phân định rõ chức năng, thẩm quyền và trách nhiệm giữa các đơn vị trong hệ sinh thái.
• Chuẩn hóa hệ thống quy chế, quy trình và biểu mẫu phục vụ hoạt động quản lý, điều hành nội bộ.
• Tăng cường khả năng kiểm soát, lưu trữ và truy xuất hồ sơ, tài liệu pháp lý.
• Nâng cao hiệu quả kiểm soát hợp đồng, hạn chế rủi ro tranh chấp và các nghĩa vụ pháp lý bất lợi.
• Thiết lập cơ chế tiếp nhận, xử lý khiếu nại và kiểm soát rủi ro pháp lý trong quá trình cung cấp dịch vụ cho khách hàng.
• Tạo nền tảng pháp lý và quản trị phục vụ kế hoạch đầu tư, mở rộng hoạt động kinh doanh ra thị trường nước ngoài.

HDS không chỉ đảm nhiệm vai trò tư vấn và xử lý các vấn đề pháp lý phát sinh mà còn đồng hành cùng Tập đoàn trong việc xây dựng hệ thống quản trị bài bản, kiểm soát rủi ro chủ động và tạo nền tảng pháp lý cho chiến lược phát triển dài hạn.