Chữ ký số và hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp mới: đăng ký thế nào?
Doanh nghiệp mới thành lập cần chữ ký số và hóa đơn điện tử khi nào, dùng để làm gì, chi phí tham khảo và các bước đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế.
Sau khi có Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, chữ ký số và hóa đơn điện tử là hai công cụ doanh nghiệp cần có gần như ngay lập tức để kê khai thuế và bán hàng.
Chữ ký số và hóa đơn điện tử
| Nội dung | Chữ ký số | Hóa đơn điện tử |
|---|---|---|
| Dùng để | Ký tờ khai, hợp đồng, hồ sơ điện tử | Xuất hóa đơn bán hàng, dịch vụ |
| Khi nào cần | Ngay sau khi có mã số doanh nghiệp | Trước lần xuất hóa đơn đầu tiên |
| Đăng ký | Mua của tổ chức chứng thực chữ ký số | Đăng ký với cơ quan thuế qua nhà cung cấp |
| Chi phí tham khảo | 1,5 – 2 triệu đồng/năm | 0,5 – 1,5 triệu đồng gói đầu |
Chữ ký số
Chữ ký số (thường ở dạng USB token hoặc ký số từ xa) dùng để ký tờ khai thuế, hồ sơ bảo hiểm xã hội, hóa đơn điện tử, hợp đồng điện tử và các thủ tục hành chính trực tuyến. Doanh nghiệp mua chữ ký số từ tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số được cấp phép, thời hạn thường 1 – 3 năm.
Lưu ý khi chọn
- Chọn nhà cung cấp có hỗ trợ kỹ thuật nhanh, đặc biệt vào các ngày cao điểm nộp tờ khai.
- Ghi nhớ thời hạn hiệu lực để gia hạn trước khi hết hạn.
- Quản lý mật khẩu, thiết bị chặt chẽ như con dấu của doanh nghiệp.
Hóa đơn điện tử
Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP), doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Trước khi xuất hóa đơn đầu tiên, doanh nghiệp phải đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế.
Các bước đăng ký
- Chọn nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử, ký hợp đồng.
- Gửi tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế (ký bằng chữ ký số).
- Nhận thông báo chấp nhận, khởi tạo mẫu hóa đơn và bắt đầu sử dụng.
Chi phí tham khảo
Chữ ký số khoảng 1,5 – 2 triệu đồng/năm; hóa đơn điện tử gói khởi đầu khoảng 0,5 – 1,5 triệu đồng tùy số lượng. Gói Khởi nghiệp của HDS Law đã bao gồm chữ ký số 12 tháng và 300 hóa đơn điện tử.
Không có kế toán riêng? Dịch vụ kế toán – thuế trọn gói hỗ trợ đăng ký và sử dụng hóa đơn, kê khai thuế hằng kỳ.
Căn cứ pháp lý
- Nghị định 123/2020/NĐ-CP
- Nghị định 70/2025/NĐ-CP
Nội dung do Luật sư Đoàn Minh Đức (Giám đốc – Luật sư điều hành) kiểm duyệt; cập nhật ngày 26/09/2026.
Bài viết mang tính tham khảo theo quy định tại thời điểm cập nhật. Để được tư vấn cho trường hợp cụ thể, vui lòng liên hệ luật sư.
