Thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật của công ty (Cập nhật 2026)

Thay đổi người đại diện theo pháp luật là một trong những thủ tục đăng ký doanh nghiệp quan trọng, phát sinh khi doanh nghiệp có sự điều chỉnh nhân sự quản lý cấp cao. Người đại diện theo pháp luật là chủ thể nhân danh doanh nghiệp trong giao dịch, ký kết hợp đồng và làm việc với cơ quan nhà nước, do đó mọi thay đổi liên quan đến chức danh này bắt buộc phải được đăng ký và cập nhật kịp thời.

Căn cứ Luật Doanh nghiệp 2020 và Nghị định 168/2025/NĐ-CP (quy định chi tiết về đăng ký doanh nghiệp), bài viết dưới đây của Công ty Luật HDS cung cấp hướng dẫn đầy đủ về điều kiện, hồ sơ, trình tự thủ tục và các lưu ý quan trọng khi thay đổi người đại diện theo pháp luật năm 2025.

1. Người đại diện theo pháp luật là ai?

Theo Luật Doanh nghiệp 2020, người đại diện theo pháp luật là cá nhân nhân danh doanh nghiệp để:

Thực hiện quyền và nghĩa vụ của doanh nghiệp;
Đại diện doanh nghiệp trong các giao dịch dân sự, thương mại;
Ký kết hợp đồng;
Đại diện trước cơ quan nhà nước, trọng tài, tòa án.

Doanh nghiệp có thể có một hoặc nhiều người đại diện theo pháp luật, số lượng, chức danh và thẩm quyền cụ thể do Điều lệ công ty quy định.

2. Khi nào doanh nghiệp phải thay đổi người đại diện theo pháp luật?

Doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật trong các trường hợp sau:

Thay đổi nhân sự giữ chức danh: Giám đốc, Tổng giám đốc, Chủ tịch HĐQT, Chủ tịch HĐTV…
Người đại diện theo pháp luật từ nhiệm, bị miễn nhiệm hoặc chấm dứt hợp đồng.
Người đại diện xuất cảnh dài hạn nhưng không ủy quyền hợp pháp theo quy định.
Doanh nghiệp thay đổi mô hình quản trị, tách hoặc hợp nhất chức danh quản lý.
Người đại diện không còn đủ điều kiện theo luật (bị hạn chế năng lực hành vi, bị cấm quản lý doanh nghiệp…).

👉 Việc thay đổi chỉ có giá trị pháp lý kể từ thời điểm được Phòng Đăng ký kinh doanh cập nhật, không phụ thuộc vào ngày ra quyết định nội bộ.

3. Hồ sơ thay đổi người đại diện theo pháp luật (Chuẩn 2026)

3.1. Hồ sơ bắt buộc

Theo Nghị định 168/2025/NĐ-CP, doanh nghiệp cần chuẩn bị:

Thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật (theo mẫu).
Bản sao hợp lệ CCCD/CMND/Hộ chiếu của người đại diện theo pháp luật mới.
Quyết định và Biên bản họp của cơ quan có thẩm quyền, tương ứng với từng loại hình doanh nghiệp:
- Hội đồng thành viên (công ty TNHH hai thành viên trở lên);
- Chủ sở hữu công ty (công ty TNHH một thành viên);
- Hội đồng quản trị (công ty cổ phần).

3.2. Hồ sơ kèm theo (nếu có)

Điều lệ công ty sửa đổi, bổ sung (nếu thay đổi chức danh, số lượng người đại diện).
Giấy ủy quyền cho người nộp hồ sơ (nếu không phải người đại diện trực tiếp thực hiện).

4. Quy trình thay đổi người đại diện theo pháp luật

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Doanh nghiệp rà soát Điều lệ, chức danh và thẩm quyền của người đại diện mới để đảm bảo phù hợp mô hình quản trị.

Bước 2: Nộp hồ sơ đăng ký

Hồ sơ được nộp trực tuyến qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp:
👉 https://dangkykinhdoanh.gov.vn

Cơ quan tiếp nhận:
Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Tài chính nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.

Bước 3: Xử lý và cấp Giấy chứng nhận

Trong thời hạn 03 ngày làm việc, nếu hồ sơ hợp lệ, cơ quan đăng ký doanh nghiệp cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới ghi nhận thông tin người đại diện theo pháp luật.

Bước 4: Công bố thông tin

Doanh nghiệp có trách nhiệm công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận mới.

5. Những lưu ý quan trọng doanh nghiệp không nên bỏ qua

Người đại diện theo pháp luật mới phải đủ điều kiện pháp lý, không thuộc trường hợp bị cấm quản lý doanh nghiệp.
Sau khi thay đổi, cần cập nhật thông tin ngay với:
- Ngân hàng (chủ tài khoản, chữ ký, mẫu dấu);
- Cơ quan thuế;
- Bảo hiểm xã hội;
- Đối tác, khách hàng.
Trường hợp người đại diện là người nước ngoài, cần kiểm tra:
- Giấy phép lao động;
- Thời hạn và mục đích cư trú hợp pháp tại Việt Nam.

👉 Không đăng ký thay đổi kịp thời có thể dẫn đến:

Hợp đồng bị vô hiệu do người ký không đúng thẩm quyền;
Ngân hàng từ chối giao dịch;
Nguy cơ bị xử phạt vi phạm hành chính.

6. Các lỗi thường gặp khi thay đổi người đại diện theo pháp luật

Biên bản họp ghi sai chức danh hoặc thẩm quyền biểu quyết.
Thiếu giấy tờ tùy thân của người đại diện mới.
Sử dụng sai mẫu thông báo theo quy định mới.
Không cập nhật Điều lệ doanh nghiệp khi thay đổi mô hình quản lý.
Doanh nghiệp đang bị “treo” mã số thuế hoặc chưa hoàn thành nghĩa vụ báo cáo.

7. Dịch vụ thay đổi người đại diện theo pháp luật tại Công ty Luật HDS

Công ty Luật HDS cung cấp dịch vụ trọn gói, bao gồm:

Tư vấn lựa chọn chức danh và mô hình quản trị phù hợp.
Soạn thảo toàn bộ hồ sơ pháp lý theo Nghị định 168/2025/NĐ-CP.
Đại diện doanh nghiệp nộp hồ sơ và làm việc với Sở Tài chính.
Bàn giao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và hướng dẫn cập nhật sau thay đổi.

⏱ Thời gian thực hiện: 03 – 05 ngày làm việc
✅ Cam kết: Nhanh – Đúng luật – Không phát sinh chi phí